02 апреля 2020
Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов: целеполагание, планирование, приоритизация, реализация процесса и контроль достижений.
Известный консультант в вопросах управления временем и личной продуктивности, Дэвид Аллен, предложил универсальную концепцию тайм-менеджмента - GTD (Getting Things Done). На русский язык ее название переводится как «Привести дела в порядок».
Концепция Аллена построена на следующих основных принципах:
- Всю информацию необходимо записывать, не надо держать её постоянно в голове – даже если это просто план работы на день. Сортируйте информацию, продумайте категории, в которых вы будете хорошо ориентироваться.
- Для фиксации информации используйте простые инструменты: ежедневник, календарь Outlook, заметки в телефоне. Чем проще инструмент, тем лучше.
- Перед тем, как приступать к задаче, нужно понять, что следует сделать. Для этого сформулируйте в одном предложении результат, которого вы хотите достигнуть.
- Создайте себе систему напоминаний, которая будет вам сообщать, когда надо сделать следующее действие.
А теперь давайте подробно остановимся на методах планирования, которые позволят эффективно планировать выполнение задач.
Техника постановки целей SMART
Эта техника вам наверняка известна, но напомним ее суть: цели и задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени. Сформулированные таким образом задачи легко выполнять.
Список задач (to-do list)
Эту методику можно использовать как при долгосрочном планировании, так и при планировании дел на день. В конце каждого дня проводите корректировку задач на следующий день, перенесите те, что не успели выполнить и дополните новыми. Составив список вечером, вы сэкономите время для следующего утра, когда сможете сразу приступить к выполнению задач.
Интеллект-карты или Mind maps
Аналитический инструмент, придуманный Тони Бьюзеном, используют при необходимости найти максимально эффективное решение задачи. Он позволяет визуализировать все этапы выполнения задачи и четко их структурировать.
Пирамида Франклина
Пирамида - готовая система планирования, которую придумал и внедрил знаменитый американский политик Бенджамин Франклин. Она позволяет охватить и более глобальные вопросы, но возможно, находясь в самоизоляции, вы решите пересмотреть и свою личную стратегию.
1. Фундамент пирамиды - главные жизненные ценности (что вы хотите получить от жизни);
2. Основываясь на жизненных ценностях, ставьте глобальную цель (чего вы хотите добиться);
3. Фиксируйте конкретные промежуточные цели на пути к цели глобальной;
4. План на один три, пять лет называется долгосрочным. Здесь важно определиться с точными сроками исполнения;
5. План на месяц, а потом и на неделю. Этот пункт требует постоянной корректировки и оценки;
6. План на каждый день.
Декомпозиция цели или «Метод слона»
Большая цель – это слон. Чтобы ее достигнуть, то есть «съесть слона», лучше разделить главную цель на мелкие этапы, конкретные и локальные задачи. Разделяя достижение цели на такие блоки, вы вносите их в план и постепенно выполняете. В итоге у вас пропадает страх перед необходимостью решить глобальную и большую проблему, и вы можете более точно оценить время, которое потребуется для ее решения.
Например, вам нужно организовать мероприятие в онлайн-формате. Тогда первыми пунктами выполнения плана станут:
- Согласование спикеров и тем докладов;
- Выбор и согласование онлайн-площадки для проведения мероприятия;
- Рассылка приглашений участникам.
После того, как список задач будет составлен, следует оценить время, которое уйдет на их выполнение. Здесь необходимо быть реалистичными. Ведь если вы отведете недостаточно много времени на задачу и не успеете ее выполнить, вы неизбежно столкнетесь с собственной негативной оценкой своей эффективности.
При планировании времени для каждой задачи рекомендуется добавлять к вашей оценке еще 20%. Также свое время лучше распределять в соотношении 60 на 40: 60% - решение запланированных задач, 40% - форс-мажорные задачи и внезапные поручения.
Не стоит забывать и о принципе Парето, который в контексте тайм-менеджмента можно сформулировать так: примерно 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.
Для планирования, кроме традиционных бумаги и ручки, можно использовать следующие приложения, доступные для систем iOS и Android:
Trello позволяет организовать все дела и расставить приоритеты проектов;
TimeTune позволяет составить расписание для себя и подчиненных;
Mindly - приложение для составления Mind maps;
Todoist – приложение для составления списка дел, задач с проставлением напоминания;
Хаос-контроль помогает выбрать приоритетные цели и расписать план их достижения.
И если вы заинтересовались методом GTD, то Учебный центр рекомендует вам прочитать книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Родителям школьников будет интересна еще одна книга этого автора - «Как привести дела в порядок - в школе и не только».
